Jakie wydatki zaliczamy w koszty firmowe?

Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, generuje koszty firmowe. Koszty te ograniczają środki, jakimi dysponuje dana firma. Jednak im nasze koszty są większe, tym ostatecznie zapłacimy niższy podatek dochodowy. Z tego względu warto dokładnie wiedzieć, co można przyjąć za koszty firmowe i jak je poprawnie udokumentować.

Czym są koszty firmowe?

Na początek sprawdźmy, czym są koszty firmowe. Zgodnie z przyjętą definicją są to wszystkie wydatki, służące do uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. W przypadku, gdy przedsiębiorca rozlicza się w oparciu o zasady ogólne lub liniowo, to tego typu wydatki może potraktować jako koszty uzyskania przychodu i w konsekwencji pomniejszyć o nie podstawę opodatkowania.

Pamiętajmy również, że to przedsiębiorca musi wykazać, że dany wydatek wiąże się z prowadzoną przez niego działalnością. Jeśli mamy wątpliwości co do tego, co można uznać za tego typu wydatek, możemy sięgnąć do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tej ustawie znajdziemy spis wydatków, których nie możemy uważać jako koszty uzyskania przychodów. Zanim dane zakupy wprowadzimy do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów warto dokładnie zapoznać się z tym spisem.

Pamiętajmy, że załączenie danego wydatku do kosztów podlega kwalifikacji. Oznacza to, że w przypadku kontroli podatkowej urzędnicy za nią odpowiedzialni nie muszą naszego zakupu zaliczyć jako kosztu firmowego. Z tego względu należy rozsądnie podchodzić do zakupów na firmę, które zamierzamy wrzucić w koszty oraz dokładnie je dokumentować.

Poprawne dokumentowanie kosztów firmowych

Jak wspomnieliśmy wcześniej, ważne jest nie tylko to, co potraktujemy jako koszt uzyskania przychodu, ale i odpowiednia dokumentacja. Do dokumentów, które udowadniają poniesienie zakupów, należą:

    • faktury VAT,
    • faktury korygujące,
    • noty korygujące,
    • rachunki,
    • dokumenty celne,
    • opłaty bankowe,
    • opłaty pocztowe,
    • dowody wewnętrzne,
    • inne dokumenty.

Co ważne, takie dokumenty firmowe muszą być księgowane w języku polskim, a ich zapis musi być jasny. W przypadku, gdy transakcja została przeprowadzona w obcej walucie, musimy ją przeliczyć na złotówki po średnim kursie Narodowego Banku Polskiego z ostatniego dnia roboczego przed dniem poniesienia danego kosztu. Za dzień poniesienia kosztu zazwyczaj uznaje się datę wystawienia naszej faktury.

Co zaliczamy do kosztów firmowych?

Wydatki w firmie, które możemy zaliczyć do kosztów firmowych są to m.in.:

    • podatki i opłaty,
    • wynagrodzenia pracowników,
    • ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia pracowników,
    • zużycie materiałów i energii do produkcji i świadczenia usług,
    • usługi telekomunikacyjne, transportowe, remontowe, sprzątania,
    • podróże służbowe,
    • amortyzacja.

Do jednych z najczęstszych kosztów uzyskania przychodów należą wydatki związane z zakupem towarów handlowych, materiałów podstawowych, koszty związane z lokalem, w którym mieści się firma oraz jego wyposażeniem i utrzymaniem, opłaty za telefon i Internet, sprzęt komputerowy, samochód i jego użytkowanie. Poza tym do kosztów zaliczyć możemy także środki przeznaczone na reklamę, która służyła do zwiększenia uzyskanych dochodów.

Jeśli nie mamy pewności, czy dany wydatek możemy uznać za koszt uzyskiwanego przez nas przychodu, możemy poprosić urząd skarbowy o wydanie indywidualnej interpretacji. Aby ją uzyskać, musimy wypełnić specjalny wniosek, który znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów. Poza tym taka interpretacja wiąże się z opłatą w wysokości kilkudziesięciu złotych. Na jej wydanie czeka się do 3 miesięcy. Taka interpretacja ma być gwarancją, że ewentualne kontrole z urzędu skarbowego nie wykażą żadnych nieprawidłowości po naszej stronie.

Foto: Shutterstock

Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, generuje koszty firmowe. Koszty te ograniczają środki, jakimi dysponuje dana firma. Jednak im nasze koszty są większe, tym ostatecznie zapłacimy niższy podatek dochodowy. Z tego względu warto dokładnie wiedzieć, co można przyjąć za koszty firmowe i jak je poprawnie udokumentować.

Czym są koszty firmowe?

Na początek sprawdźmy, czym są koszty firmowe. Zgodnie z przyjętą definicją są to wszystkie wydatki, służące do uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. W przypadku, gdy przedsiębiorca rozlicza się w oparciu o zasady ogólne lub liniowo, to tego typu wydatki może potraktować jako koszty uzyskania przychodu i w konsekwencji pomniejszyć o nie podstawę opodatkowania.

Pamiętajmy również, że to przedsiębiorca musi wykazać, że dany wydatek wiąże się z prowadzoną przez niego działalnością. Jeśli mamy wątpliwości co do tego, co można uznać za tego typu wydatek, możemy sięgnąć do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W tej ustawie znajdziemy spis wydatków, których nie możemy uważać jako koszty uzyskania przychodów. Zanim dane zakupy wprowadzimy do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów warto dokładnie zapoznać się z tym spisem.

Pamiętajmy, że załączenie danego wydatku do kosztów podlega kwalifikacji. Oznacza to, że w przypadku kontroli podatkowej urzędnicy za nią odpowiedzialni nie muszą naszego zakupu zaliczyć jako kosztu firmowego. Z tego względu należy rozsądnie podchodzić do zakupów na firmę, które zamierzamy wrzucić w koszty oraz dokładnie je dokumentować.

Poprawne dokumentowanie kosztów firmowych

Jak wspomnieliśmy wcześniej, ważne jest nie tylko to, co potraktujemy jako koszt uzyskania przychodu, ale i odpowiednia dokumentacja. Do dokumentów, które udowadniają poniesienie zakupów, należą:

    • faktury VAT,
    • faktury korygujące,
    • noty korygujące,
    • rachunki,
    • dokumenty celne,
    • opłaty bankowe,
    • opłaty pocztowe,
    • dowody wewnętrzne,
    • inne dokumenty.

Co ważne, takie dokumenty firmowe muszą być księgowane w języku polskim, a ich zapis musi być jasny. W przypadku, gdy transakcja została przeprowadzona w obcej walucie, musimy ją przeliczyć na złotówki po średnim kursie Narodowego Banku Polskiego z ostatniego dnia roboczego przed dniem poniesienia danego kosztu. Za dzień poniesienia kosztu zazwyczaj uznaje się datę wystawienia naszej faktury.

Co zaliczamy do kosztów firmowych?

Wydatki w firmie, które możemy zaliczyć do kosztów firmowych są to m.in.:

    • podatki i opłaty,
    • wynagrodzenia pracowników,
    • ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia pracowników,
    • zużycie materiałów i energii do produkcji i świadczenia usług,
    • usługi telekomunikacyjne, transportowe, remontowe, sprzątania,
    • podróże służbowe,
    • amortyzacja.

Do jednych z najczęstszych kosztów uzyskania przychodów należą wydatki związane z zakupem towarów handlowych, materiałów podstawowych, koszty związane z lokalem, w którym mieści się firma oraz jego wyposażeniem i utrzymaniem, opłaty za telefon i Internet, sprzęt komputerowy, samochód i jego użytkowanie. Poza tym do kosztów zaliczyć możemy także środki przeznaczone na reklamę, która służyła do zwiększenia uzyskanych dochodów.

Jeśli nie mamy pewności, czy dany wydatek możemy uznać za koszt uzyskiwanego przez nas przychodu, możemy poprosić urząd skarbowy o wydanie indywidualnej interpretacji. Aby ją uzyskać, musimy wypełnić specjalny wniosek, który znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów. Poza tym taka interpretacja wiąże się z opłatą w wysokości kilkudziesięciu złotych. Na jej wydanie czeka się do 3 miesięcy. Taka interpretacja ma być gwarancją, że ewentualne kontrole z urzędu skarbowego nie wykażą żadnych nieprawidłowości po naszej stronie.

Foto: Shutterstock

Dodaj komentarz

error: